Når datoerne for sæsonens foredrag er fastlagt  for F2017

Press & Schmøkel

Kombineret - Laura

• Opdatere hjemmesiden med program
• Oprette reservationsformularer
• Udsende nyhedsbrev om sæsonens foredrag

I ugen op til en foredragsuge

Press & Schmøkel

• Redigere generiske foredragsslides (fx om sæsonens foredrag, nye forskningsslides ...) - Sofie
• Bestille kaffe/kage i kantinen (senest kl. 14 før foredragsdagen) - Sofie
• Send to nyhedsbreve ud - Laura

Konferencier

• Frigive sidste 1/3 billetter – udsende nyhedsbrev + Facebook (der udbydes 500 fra start → 600 ugen før foredraget afholdes → 550 weekenden før hvis udsolgt)
• Send password til de gymnasielærere som har bestilt adgang til den kommende uge.

Huskeliste til alle foredragsdage

Press & Schmøkel (+ studentermedhjælper)

• Inden foredraget:
  Læg følgende frem til kantinevagten:
  • Bilnøgle (husk at hente den inden kl. 12.00 ved Heidi i Fysik Informationen)
  • Byttepenge
  • Billetlister sorteret efter navn
  • Etiketter til elever/større grupper
  • Reservationssedler til skoler
• Efter foredraget:
  Juster næste dags bestilling til kantinen
  Send update af aftenens forløb på fb-gruppen for staben
  Send update til Jens af aftenens forløb samt antal ledige pladser i hhv. aud. 1 og balkon inden opfyldning kl. 18.45 + tal for besøg på Steno    

Konferencier

• Medbring stikord til at introducere foredragsholder + print af dennes ”første tre slides” + print af slide om Steno Museets oplæg.
• Medbring oversigt over særlige gæster (fx gymnasier – livestreambyer)
• Medbring billet til kantine (til arrangører + foredragsholder + dennes gæster)
• Medbring et print af denne seddel
• Medbring en USB-memory-stick med filer for:
  • lounge-musik (fx Enya) (backup)
  • NatCafé
• Husk evt.:
  • Trådløs slide-skifter (via USB), kamera, kuglepen

Inden tilhørerne lukkes ind i Auditorium 1

Alle

Tjek af streaming via Primært stream

Tjek at streaming afvikles korrekt via http://scitech.au.dk/formidling-og-museer/til-offentligheden/offentlige-foredrag-i-naturvidenskab/byer/ikke-offentlig-webside-vedr-livestreaming/livestream/ på din egen bærbare computer, smartphone eller tablet. Log ind med password som kan ses i tabellen herunder.

Uge	Dag	Dato	Kode
6	Tirsdag	7/2	indlandsis
8	Tirsdag	21/2	skadedyr
9	Tirsdag	28/2	kvantespring
9	Onsdag	1/3	kvantespring
10	Tirsdag	7/3	tillidmat
10	Onsdag	8/3	tillidmat
11	Tirsdag	14/3	elektrode
11	Onsdag	15/3	elektrode
12	Tirsdag	21/3	brygning
13	Tirsdag	28/3	solsystem
18	Mandag	1/5	hippocampus

Tjek af streaming via Sekundært stream (Youtube)

Tjek at streamingen afvikles korrekt via http://scitech.au.dk/foredrag/byer/ikke-offentlig-webside-vedr-livestreaming/livestream/livestream-via-sekundaert-stream-paa-youtube/ på din egen bærbare computer, smartphone eller tablet. Log ind med brugernavn ('ofn') og password som kan ses i tabellen ovenfor.

 

Kl. 19.00 (lige før foredraget går i gang): indstilling af lyset i auditoriet

Konferencier

Forelæseren skal have hjælp af os til at påsætte head-set og tjekke at det sidder ok og at ledningen går ”bagom/ned ad ryggen" for ikke at komme i karambolage/i vejen under foredraget.

Indstillingerne vist på billederne nedenfor giver tilpas dæmpet belysning i salen og giver samtidig nok lys til at kamerabilledet kan stå klart.

 

Når der er to ekstra spotlamper på scenen: Benyt indstillingerne på højre billede.

Når der kun er auditoriets egen belysning (når der ikke er opsat spotlamper på scenen): Benyt indstillingerne på venstre billede: ’Renden’ opfører sig lidt specielt: den skal køres så langt ned den kan uden at den slukker (den er lidt ”on-off” da det er lysstofrør).

Når værten skifter slides/pc i auditoriet: dæmp lyden på den faste PC, når der skiftes til den anden PC (der opstår brummen på mikrofonerne i Aud 1, hvis man ikke får skruet lyden ned til under 60 % på den faste PC, når vi bruger de trådløse mikrofoner under foredragene).

Pausen

Konferencier:

Når tilhørerne har forladt auditoriet, så vis et slide på lærredet om NatCafé (se foto 12 som tilhørerne så ser når de kommer tilbage). Lad slidet blive på lærredet indtil forelæseren begynder igen. Slidet afspilles fra den faste pc.

Efter sæsonens sidste foredrag

• Økonomi
  • Udbetale løn til ikke-fastansatte studentermedhjælpere
  • Penge fra Steno/PauseCaféen skal i banken (alt afhængigt af hvad der besluttes)
    • Efterfølgende sendes der en mail til Bodil Richter (bodil.richter@au.d) om hun vil flytte pengene over på vores konto (Projekt nummer 12785, aktivitets nummer 82106).
    • Pengene betalt med mobilepay kommer automatisk ind vores konti. Skal de overføres til en anden konto, kontaktes Indbetalinger@au.dk (Regnskab indbetalinger)
  • Gøre regnskab: omsætning vs. indtægter (pausebar)
• Evaluering
  • Opsætte evalueringsmøde
  • Evaluere internt: Hvad kan vi gøre bedre?
• Downloade alle sæsonens foredrag (backup) - Snak med Jens
• Købe og aflevere gavekurv til betjentene i Søauditorierne (ca. 500 kr) (Lene Nielsen, lenenielsen@au.dk, har Føtexkort)
• Aflevere pantflasker
• Sende besøgstal til Steno Museet
• Aflevere pant
• Udsend medieomtale internt: 'Året der gik'
• Sende mail til JH med samlet oversigt over tilhører for sæsonen